ZAPYTANIE OFERTOWE NR 9/RR/PROJ/2018

Dotyczy projektu zatytułowanego „Innowacyjna nisko odpadowa technologia kształtowania pierścieni wielkogabarytowych” (projekt realizowany w ramach Działania 1.1: Projekty B+R przedsiębiorstw, Poddziałanie 1.1.2: Prace B+R związane z wytworzeniem instalacji pilotażowej/demonstracyjnej Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego).

Umowa o dofinansowanie projektu podpisana z Narodowym Centrum Badań i Rozwoju w Warszawie dnia 01.07.2016 r. (umowa POIR.01.01.02-00-0079/16).

Informacje ogólne

Nazwa zamawiającego: Zarmen FPA Sp. z o.o.

Termin składania ofert: do dnia 19.07.2018 r., godzina 23.59.59

Miejsce i sposób składania ofert

Oferta może być złożona:

• w formie elektronicznej na adres biuro@zarmenfpa.pl. Temat wiadomości: „Oferta – 9/RR/PROJ/2018”,

• w formie papierowej na adres do korespondencji Zamawiającego: Zarmen FPA Sp. z o.o., ul. Filarskiego 39, 47-330 Zdzieszowice.

Za datę złożenia oferty uznaje się datę wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty złożone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane.

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę: biuro@zarmenfpa.pl

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia:

Wojciech Jendrosek, wojciech.jendrosek@zarmenfpa.pl, tel. 77 545 70 01, tel. kom. 607 609 589

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem Zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu zatytułowanego „Innowacyjna nisko odpadowa technologia kształtowania pierścieni wielkogabarytowych” (nr projektu POIR.01.01.02-00-0079/16).

Kategoria ogłoszenia

Usługi

Podkategoria ogłoszenia

Usługi inne

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: opolskie
Powiat: krapkowicki
Miejscowość: Zdzieszowice

Opis projektu

Celem projektu zatytułowanego „Innowacyjna nisko odpadowa technologia kształtowania pierścieni wielkogabarytowych” jest opracowanie i zweryfikowanie nisko odpadowej technologii kształtowania pierścieni wielkogabarytowych o złożonej geometrii przekroju, wykonanych z całego spektrum gatunkowego stali, w tym stali specjalnych oraz stopów metali nieżelaznych.

Tryb zamówienia

1. Niniejsze zamówienie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (z późniejszymi zmianami).
2. Niniejsze zamówienie zostaje przeprowadzone zgodnie z zachowaniem zasady rozeznania rynku.
3. O wprowadzonych zmianach Zamawiający poinformuje Wykonawców.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wystąpienia z zapytaniem dotyczącym dodatkowych informacji, dokumentów lub wyjaśnień.
5. W ramach niniejszego zapytania Zamawiający nie dopuszcza możliwości przyjmowania ofert częściowych.

Warunki dotyczące zamówienia - kryteria dostępu

1. Zapytanie ofertowe dotyczy potencjalnych oferentów prowadzących działalność zgodną z opisem przedmiotu zamówienia.
2. O udzielnie zamówienia mogą się ubiegać oferenci, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
3. O udzielnie zamówienie mogą ubiegać się oferenci, którzy znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
4. Złożenie oferty jest jednoznaczne z zaakceptowaniem bez zastrzeżeń treści danego zapytania ofertowego.
5. Z ubiegania się o udzielenie zamówienia wykluczeni zostaną oferenci, którzy są z Zamawiającym powiązani osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a Wykonawcą polegające na:
   • uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
   • posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
   • pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
   • pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze Wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
6. Oferent powinien posiadać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
7. Oferent powinien posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
8. Oferent powinien znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
9. Wobec Oferenta nie otwarto likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.
10. Oferent nie może zalegać z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.
11. W postępowaniu może wziąć udział Oferent, który nie został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; oraz wspólnik spółki jawnej, partner lub członek zarządu spółki partnerskiej; komplementariusz spółki komandytowej oraz spółki komandytowo-akcyjnej; członek organu zarządzającego osoby prawnej nie został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.

Opis przedmiotu zamówienia

1. Dane projektu podlegającego audytowi:
   • Koszty projektu:
     
     • wartość kosztów kwalifikowanych projektu: 34.745.522,26 zł
     • kwota dofinansowania: 13.898.208,90 zł
   • Kategorie kosztów
     
     • W ramach projektu ponoszone są wydatki związane z wynagrodzeniami, usługami zewnętrznymi oraz kosztami operacyjnymi.
   • Okres realizacji projektu: od 1 kwietnia 2016 r. do 30 czerwca 2019 r.
   • Termin realizacji audytu:
     • Planowany termin realizacji audytu to 16-31.08.2018 r. Z ważnych powodów Zamawiający może przesunąć termin zakończenia audytu konsultując go z Wykonawcą.
   • Szczegółowy zakres audytu:
     

     Audytor powinien dokonać oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana będzie wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem.

     Audyt zewnętrzny projektu obejmował będzie m.in. następujący zakres:

     1. weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
        • weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
        • ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu zgodnie z zasadą efektywności i racjonalności);
        • sprawdzenie poprawności zakupu towarów i usług pod kątem: stosowania ustawy PZP lub, dla podmiotów zwolnionych z jej stosowania, zachowania zasady konkurencyjności, przejrzystości i jawności, w tym również z ustalonymi przez podmiot dokonujący zakupu zasadami i praktykami;
        • sprawdzenie, czy w przypadku zakupu towarów lub usług od podmiotów powiązanych z wykonawcą osobowo lub kapitałowo wykonawca posiadał stosowną zgodę NCBR (jeśli dotyczy);
        • sprawdzenie wniesienia przez wykonawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie;
        • sprawdzenie zakupionych środków trwałych i środków trwałych w budowie w ramach projektu oraz weryfikacja odpisów amortyzacyjnych;
        • sprawdzenie występowania podwójnego finansowania kosztów; sprawdzenie statusu podatkowego wykonawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT);
        • analizę poprawności dokumentowania poniesionych kosztów;
        • sprawdzenie, czy wykonawca stosuje odrębny kod księgowy umożliwiający łatwą identyfikację operacji współfinansowanych ze środków programu;
     2. sprawdzenie kompletności i poprawności posiadanej przez wykonawcę oryginalnej dokumentacji związanej z realizacją umowy o dofinansowanie:
        • dla dostaw, usług: dokumenty związane z wyborem wykonawcy dostaw usług: umowy dotyczące realizacji zamówień, faktury, rachunki lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej potwierdzające dokonanie zakupów, protokoły odbioru wykonanych prac oraz dowody uregulowania zobowiązań finansowych wynikających z dokonania zakupów,
        • dla kosztów osobowych i bezosobowych: dokumenty potwierdzające poniesienie tych kosztów na rzecz osób zatrudnionych do realizacji projektu (płaca brutto lub jej część proporcjonalna do zaangażowania danej osoby na rzecz projektu, z jej wszystkimi kwalifikującymi się do refundacji składowymi) oraz dowodami płatności,
     3. weryfikację prawidłowości oryginalnych dokumentów księgowych potwierdzających poniesione koszty pod względem:
        • formalnym (data wystawienia, właściwy odbiorca/wystawca dokumentu, kwota usługi/dostawy, netto/brutto/słownie, sposób płatności, NIP, podpisy, opis kosztu na odwrocie dokumentu umożliwiający powiązanie kosztu z projektem);
        • merytorycznym (czy dokumentowany koszt odpowiada danym umieszczonym we wniosku lub załącznikach do wniosku);
     4. weryfikację czy w wykazanych we wniosku kosztach bezpośrednich zostały ujęte koszty ogólne rozliczane metodą ryczałtową (dotyczy kosztów ogólnych rozliczanych metodą ryczałtową),
     5. weryfikację merytoryczną projektu w zakresie:
        • zgodności wykonanych działań z opisem projektu i harmonogramem rzeczowo-finansowym,
        • adekwatności ponoszonych kosztów w stosunku do zadań zrealizowanych w ramach projektu i osiągniętych wskaźników,
        • rzeczywistej realizacji projektu poprzez oględziny miejsca i przedmiotu projektu (postęp rzeczowy).
   • Miejsce przeprowadzenia audytu: Zdzieszowice, ul. Filarskiego 39.
   • Potwierdzeniem prawidłowego przeprowadzenia audytu będzie raport z audytu, który powinien zostać przekazany Zamawiającemu w dwóch egzemplarzach. Termin sporządzenia raportu nie później niż do 10 września 2018 r.

Kody wspólnego słownika zamówień (CPV)

79212000 - 3 - usługi audytu

Warunki zmiany umów

Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w następującym zakresie:

1. Rozwiązania umowy, bez regresu odszkodowawczego ze strony wykonawcy, jeżeli z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju.
2. Zmiany harmonogramu realizacji umowy wynikającej z postanowień umowy Zamawiającego z NCBiR, jeżeli umowa ta została zmieniona po udzieleniu zamówienia.
3. Zmiana istotnych postanowień umowy w stosunku do treści oferty jest dopuszczalna w sytuacji, gdy jest ona korzystna dla Zamawiającego i nie była możliwa do przewidzenia na etapie podpisywania umowy, a ponadto jej dokonanie wskazane jest w szczególności, gdy:
   • nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy;
   • wynikną rozbieżności lub niejasności w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez Strony.

Warunki unieważnienia postępowania

Zamawiający może unieważnić postępowanie, w sytuacji, gdy:

1. cena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę przeznaczoną na finansowanie zamówienia,
2. w przypadku rozwiązania umowy o dofinansowanie przez NCBiR, co skutkowałoby nieprzyznaniem środków dotacyjnych, które miały być przeznaczone na sfinansowanie zamówienia,
3. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć,
4. postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Termin ważności oferty

Oferta powinna być ważna nie krócej niż do dnia 14 sierpnia 2018 r.

Opis sposobu przygotowania oferty

1. Oferta powinna zostać złożona na formularzu oferty (załącznik nr 1).
2. Do oferty należy dołączyć:
   • Oświadczenie potwierdzające spełnienie wybranych warunków dotyczących zamówienia określonych w punkcie nr IV niniejszego zapytania (załącznik nr 2).
   • Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym (załącznik nr 3).
3. Oferta powinna:
   • zawierać datę sporządzenia,
   • zawierać adres Oferenta, nr NIP Oferenta (lub równoważny nr obowiązujący w kraju, w którym podmiot jest zarejestrowany),
   • zawierać imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, telefon i adres e-mail, osoby wyznaczonej do kontaktów z Zamawiającym,
   • zawierać wartość oferty netto i brutto,
   • zawierać warunki płatności, w tym termin płatności faktury,
   • zawierać termin ważności oferty,
   • być opatrzona podpisem osoby upoważnionej lub umocowanej do reprezentowania oferenta.

Oferenci składający oferty na poszczególne usługi mogą przed terminem składania ofert zmienić, uzupełnić lub wycofać swoją ofertę.

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

W toku oceny ofert Zamawiający może podjąć negocjacje cenowe ze wszystkimi oferentami na równych warunkach. Przebieg negocjacji będzie potwierdzony pismem w formie protokołu z negocjacji.

Kryteria oceny ofert oraz sposób nadawania punktacji

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert, spełniających warunki udziału w postępowaniu ofertowym, na podstawie następujących kryteriów:

Oferty, spełniające wszystkie wymogi przedstawione w niniejszym zapytaniu ofertowym, zostaną uszeregowane od najmniej korzystnej do najbardziej korzystnej w ramach kryterium cena. W postępowaniu ofertowym zwycięży oferent, który zdobędzie najwyższą liczbę punktów. W przypadku ofert o tej samej ilości punktów Zamawiający przewiduje przeprowadzenie dogrywki polegająca na złożeniu ponownych ofert cenowych. Nowe oferty nie mogą zawierać cen wyższych od pierwotnie oferowanych.

Wykluczenia

W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienie publiczne nie może zostać udzielone podmiotowi powiązanemu z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, w związku z czym Oferent zobowiązany jest do dostarczenia wraz z ofertą oświadczenia stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
• posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Załączniki:

• Załącznik nr 1: Formularz oferty
• Załącznik nr 2: Oświadczenia potwierdzające spełnienie warunków z punktu IV zapytania
• Załącznik nr 3: Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych